Integrationshuset Kringlebakkens persondatapolitik Version 2.0 - senest revideret d. 7. november 2022

​

A. Behandling af personlige oplysninger og data

​

1. Integrationshuset Kringlebakken (KB) respekterer privatlivets fred og ønsker derfor at være så åben som mulig om husets behandling af persondata. Kringlebakken tilslutter sig fuldt ud princippet om, at enhver ejer af data har ret til at få data, herunder foto slettet.

2.Vi behandler kun dine personoplysninger så længe det er nødvendigt i forhold til at opfylde de formål, som beskrives i denne persondatapolitik. Derefter vil vi slette, eller i nogen tilfælde anonymisere dine oplysninger. Vi kontrollerer regelmæssigt, om vi har personoplysninger, der skal slettes. Den periode, hvor vi gemmer dine personoplysninger vil dog variere, fordi vi indsamler og opbevarer persondata til forskellige formål.

3. KB arbejder løbene på at opfylde de databeskyttelses krav, som lovgivningen udstikker. Dette gælder også de seneste ændringer som følger af EU’s persondataforordning. Vi arbejder derfor løbende på at opdatere vores arbejdsprocesser og datapolitik, samt at uddanne vort personale i at håndtere og beskytte persondata på bedste vis.

​

B. Generelle bestemmelser

​

4. Persondata indsamles og behandles alene efter forudgående tydeligt samtykke fra ejeren.

5. Det er enhver ejers ret, til enhver tid, at kræve egen data helt eller delvist slettet (se dog stk. 7), hvilket også gælder alle tidligere registreringer, at kræve oplyst formål og omfang af behandlingen, kræve indsigt i og berigtigelse eller begrænsning af behandling af egne personoplysninger eller gøre indsigelse mod behandling af sådanne personoplysninger.

Enhver henvendelse kan ske til den dataansvarlige. KB vil så hurtigt som muligt drage omsorg herfor, og informerer ejeren herom. Kræver behandlingen af den konkrete anmodning mere tid, orienterer KB løbende ejeren om forløbet og forventet tidspunkt for opfyldelse.

6. Det er samtidig enhver ejers ret at kunne indklage KB behandling af data, herunder håndteringen af en anmodning efter disse bestemmelser direkte til datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/).

7. Persondata indsamles, behandles og lagres alene af KB i forbindelse med KB’s virke og formål, og til opfyldes af de specifikke formål, som er angivet i denne politik, herunder til opfyldelses af lovgivningskrav. Persondata opbevares i tid alene så længe at denne data opfylder disse formål. Herefter slettes pågældende data. 

 

 C. Typer og formål af persondata

​

8. Personoplysninger indsamles alene til følgende formål, og videregives alene for at opfylde disse formål:

a) Statistik i forhold til KB’s formål, og samarbejde med Socialforvaltning og fonde. Indsamling af data sker udelukkende til internt brug i forbindelse med KB’s virke og formål og specifikke formål, som vi skal kunne dokumentere overfor Københavns kommunes Socialforvaltning, med hvem vi har en økonomisk samarbejdsaftale samt fonde, som har støttet os økonomisk. Registreringer, som før- og efterevalueringer samt statistikker, der indsendes til bevillingsgivere er altid anonyme.

Evalueringer lagres i sikre dokumenter maksimum tre år.

b) Rådgivning af husets brugere/tilknyttede medlemmer, som omfatter individuel rådgivning indenfor social- og sundhedsfaglig, pædagogisk, samt uddannelses- og erhvervsvejledning.

Dette kan foruden navn, nationalitet, cpr. nr. telefon og adresse også omfatte særlige følsomme oplysninger, som efter den konkrete sag f.eks. kan relateres til religion, helbred/sygdom, krænkende behandling, m.v.  Omfanget og arten af de pågældende data afhænger af den konkrete sag.

Disse oplysninger indsamles alene for konkret behandling af pågældende sag, og videregives alene i afgrænset omfang, hvor dette er et nødvendig led i sagsbehandlingen for at fremme sagens afgørelse i henhold til sagens formål. Evt. sagsakter, som vi finder nødvendigt at gemme mens sagen står på lagres, efter persondataforordningens krav. Herefter slettes alle personfølsomme data.

c) Deltagelse i Kringlebakkens aktiviteter

Persondata kan indhentes og behandles i forbindelse med deltagelse i husets aktiviteter. Omfanget og arten af de pågældende data afhænger af den konkrete aktivitet. Det kan være navn og telefonnummer på deltagerlister.

Disse oplysninger indsamles alene for konkret behandling, og videregives alene i afgrænset omfang, hvor dette er et sædvanligt eller nødvendig led i behandlingen.  Oplysningerne gemmes så længe personen er aktiv, og registrerede som aktiv i KB, hvorefter de slettes.

Brugere der ikke længer er aktive, men fortsat interesserede i at blive kontaktet ved særlige events og begivenheder skal give mundtligt samtykke, at vi gemmer nødvendige kontaktoplysninger.

​

d) Brug for foto og video

​

Vi tager fotos og ind imellem video som en del af vores formidlingsindsats, og for at kunne dokumentere vores arbejde. KB vil altid bestræbe sig på, at fotografering og videooptagelse på husets område kun sker efter forudgående tydelig besked og accept af den/dem, som vil optræde på billedet og/eller i videoen. Ved at opholde sig på KB’s område giver den enkelte besøgende dog samtykke til, at han/hun kan forekomme på fotos og video af KB’s aktiviteter, som vises officielt i huset eller på KB’s officielle hjemmeside, sociale medieprofiler, i nyhedsbreve, samt på trykt informationsmateriale med henblik på at informere om, og promovere husets aktiviteter. Vi vil altid bede om dit samtykke først før vi offentliggør billeder eller videoer der specifikt afbilder dig. Og du vil altid kunne bede om at få slettet foto og anden personlig information fra hjemmeside, Facebook og internt fotoalbum. KB kan gemme fotoalbum i 10 år.

Fotoprojekter og andre kreative projekter, hvori der fremkommer foto-materiale og/eller personfølsom info, vil altid kræve deltagers skriftlige samtykke. Materialer til udgivelse af bøger, fotoprojekter eller kalender vil ikke kunne slettes og samtykke vil ikke kunne trækkes tilbage.

f) Medarbejderdata/job + praktikansøgere og frivillige

Personlige oplysninger, som navn, adresse, telefon, e-mail, cpr-nummer, foto og andre karrieremæssige oplysninger behandles og lagres i forbindelse med job og praktikansøgninger og ansættelser (af både lønnet personale og af frivillige).

I forbindelse med ansøgningsprocessen til job, frivilligt arbejde og praktik, behandles ansøgerens oplysninger alene som led i processen og i det nødvendige omfang.

I forbindelse med personale (både lønnet og frivilligt personale herunder praktikanter) opbevares og behandles oplysninger alene som led i de nødvendige administration af ansættelsesforholdet, herunder til opfyldelse af lovkrav. Oplysninger videregives som krævet i lov og/eller følger naturligt af ansættelsesforholdet, f.eks. til brug for SKAT, sygefravær, dagpenge, faglig organisation. Efter endt ansættelse/praktik opbevares persondata i det omfang lovgivningen kræver.

​

D) Samarbejde med andre aktører.

​

Projekter, hvor vi samarbejder med anden aktør fx Foreningen Nydansker og projektet LITF deler vi oplysninger med anden aktør, så længe deltager er aktiv og projektet er i gang.

E. Ekstern behandling af persondata

14. Data behandles og lagres på eksterne servere alene med følgende formål:

·       FOBU. Administrator

.       Facebook. KB

.       Wix. Hjemmesideudbyder

·       Dropbox Business. Alene for lagring af data.

.       One.com. E- mail

.       DK. Hostmaster. Domænenavn

.       Adobe dokument til cloud

.       Canva. Fotobehandling

·       Google Analytics. Data over besøgende på vores hjemmeside.

·       Google Drive.

​

 

F. Interne processer:

​

15. Dataansvarlig er Souschef Birgith Rasmussen (birgith@kringlebakken.dk) Den dataansvarlige er ansvarlig for at denne politik overholdes. Alle henvendelser og anmodninger i forbindelse med behandlingen af persondata kan ske til den dataansvarlige.

16. KB har en række data-behandlere, som løbende uddannes i databehandling efter denne datapolitik og lovgivningen.

17. Al behandling af persondata er omfattet af fortrolighed, hvilket også gælder ubegrænset efter ophør af ansættelse i KB.

18. KB foretager sikker forvaltning af personlige data.

a)     Adgang til databaser med personlige oplysninger er begrænset, og fysiske papirer er opbevaret i aflåste skabe. Adgang er alene mulig for den ansvarlige databehandler og den dataansvarlige.

b)     Skærmbilleder lukkes ned, når den dataansvarlige forlader sin computer. Fysiske parpier læses alene, hvor dette er nødvendigt i en behandling. Herefter aflåses papiret på ny.

c)     Data som ikke længere anvendes efter formål eller samtykke slettes.

​

G. Datasikkerhed

​

19. Brud på datasikkerhed

Ved brud på datasikkerheden eller brud på reglerne om datasikkerhed, herunder brud af disse retningslinjer underrettes den dataansvarlige straks. Samtidig sikres så vidt som muligt at bruddet ophører samt at den skete skade minimeres. Ved tvivl om fremgangsmåde, inddrager den pågældende databehandler den dataansvarlige for råd. Den pågældende indehaver af de personlige data underrettes uden ophold med oplysning af skadens karakter, betydning, afværgeforanstaltninger, og information om KB kontaktperson og klagevejledning til Datatilsynet.

I tilfælde af et alvorligt brud underrettes Datatilsynet uden ophold med en plan for, hvordan bruddet afværges og skaden tilendebringes.

 

Hvis du har spørgsmål om Kringlebakkens datapolitik, kan du kontakte Kringlebakken souschef Birgith Rasmussen på (+45) 35840096 eller birgith@kringlebakken.dk

​

​